Kampf gegen Papierflut

Gelnhausen – In der zentralen Poststelle des Landratsamts in Gelnhausen kommen täglich mehr als 700 Postsendungen an. Jeder Umschlag enthält im Durchschnitt sieben Blätter, was täglich fast 5000 Seiten bedeutet. Ein großer Teil dieser Papiermenge landet in Akten.

Der Main-Kinzig-Kreis stellt die Verwaltungsabläufe in Vorbereitung auf das Onlinezugangsgesetz jedoch immer mehr auf papierlose Bearbeitung um. Das bedeutet, dass ankommende Postsendungen zunächst eingescannt und digitalisiert werden müssen.

In Kürze beginnt die Umstellung zunächst für solche Schreiben, die für die Ausländerbehörde und die Zulassungsstelle bestimmt sind, da hier bereits eine Umstellung auf die elektronische Akte erfolgt ist. Im Frühjahr 2023 soll das Amt für Soziale Förderung und Teilhabe ebenfalls an die E-Post-Verteilung angeschlossen werden.

Kerstin Pilgrim und Gabi Schmitt aus der „E-Poststelle“ stellten Landrat Thorsten Stolz und Kreisbeigeordnetem Winfried Ottmann die neuen Scan-Arbeitsplätze vor.

„Für die Ausländerbehörde kommen täglich rund 65 Postsendungen hier an, für die Zulassungsstelle sind es etwa 80 Umschläge“, erklärte Pilgrim. Die Umstellung von Papier über einen Scanvorgang erfolgt so, dass alles, was die E-Poststelle durchläuft, am Ende Revisionssicherheit hat. Dazu gehört, dass die eingescannten Dokumente mit dem Original verglichen werden, um eine gute Lesbarkeit zu gewährleisten.

Die Papierdokumente werden außerdem sechs Wochen aufbewahrt und erst danach vernichtet. Jeder Papiervorgang, der digitalisiert und in das Dokumentenmanagementsystem abgelegt wird, erhält einen Barcode. Die Zustellung der Postsendungen an die einzelnen Ämter und Referate erfolgt dann via Mausklick über digitale Postfächer und muss nicht mehr über die Hauspost verteilt werden.

„Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung schreitet voran. Die elektronische Poststelle leistet hier einen wichtigen Beitrag. Denn alles, was hier normalerweise in Papierform ‘zu den Akten’ gelegt werden würde, ist künftig von überall digital abrufbar. Das ist für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Kreisverwaltung ein großer Vorteil, erleichtert aber auch den ämterübergreifenden Austausch erheblich“, berichtete Landrat Stolz.

Die Kreisverwaltung in Gelnhausen geht damit einen weiteren wichtigen Schritt hin zu einer komplett papierlosen Verwaltung. Begonnen hat die Umsetzung von digitalen Verwaltungsvorgängen bereits 2019 mit der Einrichtung der elektronischen Akte in der Ausländerbehörde. Dadurch sind bereits viele Meter in den Archivregalen frei geworden.
 thb

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